Immobilen zu kaufen ist eine Sache. Diese auch regelmäßig zu bewirtschaften und sich um seine Mieter zu kümmern, eine andere. Ab wann lohnt sich die Weitergabe administrativer Aufgaben an eine Hausverwaltung? Und wie kann man Geld damit auf Autopilot verdienen?
Dieser Artikel gibt einen Einblick in die Themenbereiche Outsourcing und Automatisierung. Ich bin ein riesen Fan davon, standardisierte Prozesse und Tätigkeiten an Firmen bzw. Leute abzugeben, die auf operative Themen spezialisiert sind, und gleichzeitig geringe Prozesskosten aufweisen.
Natürlich, führt dies immer zu zusätzlichen Ausgaben, jedoch bleibt mir so als Investor der Freiraum, über strategische Themen nachzudenken und diese mit voller Energie umzusetzen. Ich plane zum Beispiel die nächste Cashflow- bzw. Wertsteigerung meiner Immobilie sowie die nächsten Immobilien-Einkäufe und kümmere mich um die Beschaffung neuer Objekte, während meine Dienstleister die operativen Prozesse abwickeln, die mir sonst viel Zeit rauben würden.
Wie Deine Geldmaschinen auch ohne Dich weiterlaufen
Was war also passiert, dass ich das Thema Autopilot hier gerne aufgreife? Nach einem Krankenhausaufenthalt konnte ich mich zeitweilig nicht mit meinen Immobilien befassen. Erst
nach ca. einer Woche ging es mir dann wieder besser und ich prüfte die ersten E-Mails und warf einen schnellen Blick auf meine Mieteingangskonten. Alle Mieten eingegangen? Check! Ah, eine E-Mail von meiner Hausverwaltung an einen Handwerksbetrieb: Es gab Mängel bei einer an der Heizungsanlage nach einer durch den Techniker ausgeführten Tätigkeit. Meine Hausverwaltung kontaktierte also den Handwerksbetrieb und stellte eine Mängelrüge. Ich bekomme immer alles an Mail-Kommunikation in Kopie, so dass ich informiert bin. Die Ausführung übernimmt mein Dienstleister.
Was wäre gewesen, wenn ich mich hätte selber um meine Objekte kümmern müssen? Nun das wäre quasi nicht möglich gewesen. Als gleichzeitiger Investor und „Hausmeister“ bzw. Manager der operativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Immobilienvermietung ist Erreichbarkeit das A und O. Das gleiche gilt natürlich auch, wenn Du einmal länger im Urlaub bist oder ein paar Monate die Welt bereisen willst.
Was ist, wenn der Mieter anruft und die Toilettenspülung oder Heizung defekt ist? Dann muss gerade jetzt schnell gehandelt und ein entsprechender Handwerker beauftragt werden. Ansonsten führt dies schnell zu Frustrationen der Mieter bis hin zur Mietkürzung. Dasselbe gilt für fehlende Mieteingänge. Gibst Du hier dem Mieter zu viel Luft, so wird das verzögerte oder nicht zahlen schnell zur Gewohnheit für den Mieter. Und dem es gilt Einhalt zu bieten.
Der Unterschied zwischen operativen und strategischen Aufgaben des Vermieters
Natürlich macht es keinen Sinn alles zu automatisieren und zu outsourcen. Wichtig ist es strategische Themen von operativen Themen zu trennen. Und wo ist die Abgrenzung zwischen strategisch und operativ?
Bei strategischen Themen handelt es sich um Themen, die den Erfolg Deiner Immobilienunternehmung massiv beeinflussen und in eine bestimmte Richtung lenken. Am Ende hast Du als Investor und Immobilienunternehmer ein Ziel, zum Beispiel mit Immobilien finanziell frei zu werden. Du erstellst dann eine für Dich passende Strategie, wie Du dieses Ziel erreichst und setzt diese Strategie stetig um. So lenkst Du Deine Immobilienunternehmung mittel- und langfristig in die richtige Richtung.
Ein strategisches Immobilien Thema kann zum Beispiel die Objektauswahl bei dem Ankauf sein, oder auch die Entwicklung der Immobilie, um einen höheren Cashflow zu erzeugen. Du als Investor bestimmst, was durchgeführt werden soll. Die Durchführung selber können dann wieder Andere übernehmen!
Operative Aufgaben fallen laufend an, um die Immobilie zu halten, zu pflegen und zu bewirtschaften. So ist zum Beispiel das Prüfen der Mieteingänge ein operatives Thema, welches jeden Monat erneut anfällt. Hierfür sind keine (strategischen) Entscheidungen notwendig. Auch der Kontakt zu den Mietern zum Beispiel im Falle von Beschwerden oder defekten Hauseinrichtungen gehört zu den operativen Aufgaben. Die Mieter meiner Mehrfamilienhäuser haben daher auch gar nicht meinen Kontakt – ich trete dort persönlich nie in Erscheinung. Diese Tätigkeiten sind einfach notwendig, um die Immobilie zu bewirtschaften, liefern aber keinen unmittelbaren großen Mehrwert, um Deine Ziele schneller oder besser zu erreichen.
Automatisiere die operative Immobilienverwaltung
Als Immobilieninvestor, der seine eigene Immobilienunternehmung führen will, egal ob in Form von privater Haltung oder in einer Kapitalgesellschaft, gilt es beide Aufgabenbereiche strikt zu trennen. Du solltest grundsätzlich überlegen operative und immer wiederkehrende Tätigkeiten an Dienstleister auszulagern, damit Du Dir Freiraum für das Umsetzen Deiner Strategie schaffst.
Wie in meinem Fall weiter oben beschrieben, hat dies auch den immensen Vorteil, dass Du stark entlastet wirst und Deine Geschäfte trotzdem weiterlaufen. Denn was passiert, wenn Du auf einmal einige Wochen ausfällst und keine Möglichkeit hast Dich selber um die Anrufe der Mieter zu kümmern. Oder auf einmal Kündigungen herein flattern und Du nicht in der Lage bist Dich direkt um eine Neuvermietung zu kümmern?
Irgendwann wird es kritisch und im schlimmsten Fall stehen die Mieter vor Deiner Tür oder die Immobilie erwirtschaftet keinen Überschuss mehr.
Natürlich kostet so eine Hausverwaltung Geld. Doch wenn Du Dir den Mehrwert bewusst machst, den Dir diese Entlastung schafft, sind 30 – 50€ Hausverwaltungsentgeld pro Wohneinheit pro Monat leicht verkraftbar. Zumal diese, sofern Du Deine Objekte beim Ankauf sauber geprüft hast, sich locker vom Cashflow-Überschuss der Immobilie tragen sollten. Natürlich verringert diese Ausgabe auch Deine Steuerlast.
Outsourcing für Immobilienunternehmer
Zu guter Letzt noch zwei generelle Punkte zum Thema Outsourcing. Aus Sicht des Immobilienunternehmers liste ich hier ein paar Themen auf, die ich persönlich ruhigen Gewissens an eine Hausverwaltung abgeben würde:
Operative Aufgaben zum Outsourcen
Prüfen der Mieteingänge
Einfordern fehlender Mieten
Neuvermietung
Ansprechpartner für Mieter
Abrechnung, Bestellung und Durchführung jeglicher Art von Bewirtschaftungsmaßnahmen (Versorgung, Strom, Wasser, Gas, Versicherung, etc.)
Umsetzen von Mieterhöhungen Beauftragung von Dienstleistern / Handwerker bis zu einem vereinbarten Rechnungsbetrag
Und wie findest Du eine gute Hausverwaltung? Nun, am besten sind persönliche Referenzen über Bekannte oder Kollegen. Sollte es diese nicht geben, holst Du Dir über das Internet verschiedene Angebote ein und stellst einen Vergleich auf mit den wichtigsten Punkten: Preis pro Einheit, Umfang der Services, Referenzen, Bewertungen im Internet und weitere Dinge, die Dir wichtig sind.
Nach der Auswahl fängst Du an die Verwaltung erstmal nur einer Deiner Wohneinheiten an eine Verwaltung auszulagern und schaust dir das ganze Mal einige Wochen bis wenige Monate an. Nach und nach kannst Du dann weitere Wohneinheiten dort verwalten lassen.
Übrigens: Häufig sind kleine bis mittlere Verwaltungen angenehmer im Umgang, da Du keine anonyme Nummer bist und man sich persönlich kennt. Die Verwaltung sollte aber größer als eine Person sein, um auch bei Krankheit und Urlaub den Service aufrecht zu erhalten.
Fazit
Outsourcing bzw. Automatisierung von operativen Tätigkeiten (wie ich es hier nannte aus Sicht des Immobilienunternehmers) schafft Freiraum für die eigentlichen strategischen Tätigkeiten, für die Du als Unternehmer verantwortlich bist. Regelmäßige, standardisierte Tätigkeiten sollten ausgelagert werden. Fällst Du mal einige Wochen aus, oder bist auf Weltreise und kannst oder willst Dich nicht operativ um Deine Immobilien kümmern, kannst Du trotzdem noch ruhigen Gewissens schlafen und Deine Geldmaschinen laufen trotzdem für Dich weiter.
Insbesondere bei Mehrfamilienhäusern mit vielen Mietern ist das definitiv sinnvoll und sogar ein Muss. Wenn Du „nur“ ein paar einzelne Eigentumswohnungen hast, kannst Du das Mieter-Management natürlich zunächst selber machen. In Häusern mit mehreren Eigentümern, die nach WEG aufgeteilt sind, gibt es zwangsläufig eine Hausverwaltung, die sich um die allgemeinen Themen kümmert. Dort könntest Du also das Management innerhalb Deiner Wohnung outsourcen – das nennt sich dann „Sondereigentums-Verwaltung“.
Mehr Tipps zum Thema „Auffinden von günstigen Immobilien“ lassen sich diesem Artikel entnehmen.
DISCLAIMER: Dieser Artikel drückt meine persönlichen Ideen und Ansichten aus. Jede Information, die ich verbreite, stammt aus Quellen die ich für glaubwürdig und passend erachte. Ich erhalte weder eine finanzielle Kompensation für das Schreiben dieses Artikels, noch bin ich Anteilseigner einer der Firmen die ich erwähne. Ich ermutige alle Leser, eigene Analysen durchzuführen, bevor Investitionsentscheidungen getroffen werden.