Effektive Zeitnutzung: die 10 besten Tipps um den Arbeitsumfang zu reduzieren

Effektives Zeitmanagement durch Reduzierung des Arbeitsumfangs. Es ist ein Balanceakt der vieler Synergien bedarf um an seinem Arbeitsplatz nicht mehr von Tag zu Tag gesetzten Deadlines hinterher zu jagen. In der Maximierung jeder Minute liegt der Schlüssel zur Produktivitätssteigerung die durch das Vermeiden von Leerstunden, der falschen Nutzung von Technik und schlechter Arbeitsleistung erreicht werden kann.

Auch langfristig macht sich die Verringerung des Arbeitspensums durch effizienteres Arbeiten bezahlt. Zuerst lässt der Druck nach, sobald die Arbeit getan ist. Der Stresspegel reduziert sich und gibt Freiraum sich neuen Herausforderungen zu stellen. Die Bewältigung des Stresses hilft zudem Langeweile, Gleichgültigkeit und Krankheiten wie Depressionen vorzubeugen, die oftmals aus konstantem Stress herrühren. Zudem werden dem Unternehmen Kosten erspart. Aus der Zeit, die für konzentrierte und produktive Arbeit genutzt wird, gehen weniger Fehler hervor die später korrigiert werden müssen. Dies kann Unternehmen sehr viele Euro einsparen lassen, die sonst für das Reparaturequipment aufgebracht werden müssten, von dem Schaden eventuell betroffener Kunden gar nicht erst zu sprechen.

Es gibt einige effektive Wege um die Aufgaben und freien Zeitspannen zu reduzieren und diese klug für sich zu nutzen. Mit dem Befolgen dieser 10 Ratschläge kann die Arbeitszeit effizienter und ergebnisorientierter gestaltet werden, was das Stressniveau deutlich sinken lassen wird:

1. Mit dem gesetzten Ziel starten

Unterteile unterschiedliche Projekte in mehrere Komponenten, die jeweils eine eigene Zeitachse bekommen. Durch das Erstellen eines Output-Kalenders bekommt man eine gute Übersicht über alle wichtigen Aufgaben die in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen sind.

2. Prioritäten setzen

Nachdem man sich nun einen guten Überblick geschaffen hat, sollten diejenigen Bereiche gekennzeichnet werden die zuerst in Angriff genommen werden sollten. Entscheide welche Aufgaben dringend sind und setze eine Frist für deren Bearbeitung.

Lytespark  erteilt diesen Ratschlag: Stelle die schwersten und wichtigsten Aufgaben ganz nach oben auf die Agenda. Diese Aufgaben zu verschieben, insbesondere wenn es Aufgaben sind vor denen man sich fürchtet, führt nur zur Verschleppung. Eine wichtige Aufgabe die verschoben wird kann sich auch auf andere Bereiche der To-Do-Liste negativ auswirken.

3. Prioritäten auf eine To-Do Liste herunterbrechen

Nachdem nun die prioritären Projekte identifiziert wurden, ist es Zeit einen umsetzbaren Aktionsplan zu erstellen, der Hilfestellung bei der Umsetzung leistet. Beschreibe eine konkrete Zeitspanne für die Fertigstellung jeder einzelnen Aufgabe in der Liste.

4. Cleveres E-Mail Management

Die Leitsätze zum Team Building geben den Rat das E-Mail Management ernst zu nehmen und nicht zu erlauben, die E-Mails den gesetzen Zeitplan unterminieren zu lassen. Sobald die To-Do-Liste gesetzt ist, sollte an dieser festgehalten werden ohne wenn und aber, auch E-Mails sollten nicht dazwischen kommen. Am besten ist es die E-Mail-Benachrichtigungen für die jeweilige Zeit, in der man prioritäre Aufgaben bearbeitet auszuschalten. Dies verhilft auch dazu sich selbst in derart zu konditionieren, dass man E-Mails nur in bestimmten Zeitfenstern liest und beantwortet.

Zum Beispiel ist es ratsam von 10 bis 11 Uhr E-Mails zu lesen, und dann zwischen 16.00 und 17.00 Uhr eine letzte Prüfung des E-Mail Faches vorzunehmen.

5. Small-Talk reduzieren

Beschränke Konversationen auf Themen die die Arbeit betreffen. Vermeide Smalltalk zu irrelevanten Themen und unproduktive endlos-Diskussionen. Wenn man permanent von seinen Kollegen über Rabattaktionen informiert wird, sollte man höflich, aber bestimmt auf die ausstehenden Aufgaben verweisen.

6. Lernen auch “nein.” zu sagen

Es ist nicht immer ratsam jedem Kollegen der um Hilfe bittet, diese auch sofort zu leisten. Unabhängig davon wie viel Sympathien man für seine Mitstreiter empfindet, sollte man vorher erst prüfen, ob man ein offenes Zeitfenster und genug Energie hat um zu helfen. Tipp: erledige erst die eigenen Aufgaben bevor weitere aufgebürdet werden.

7. Richtig verhandeln

Es wird schwierig Arbeit abzulehnen wenn sie von einem Kollegen kommt der direkt mit einem an einem Projekt arbeitet und noch viel schwieriger, wenn die Aufgabe von einem Vorgesetzten kommt. Weise darauf hin wie schwierig die Erreichung aller gesetzten Ziele binnen des Zeitrahmens ist. Wenn die Personen die Argumente verstanden haben, kann über die Dinge die erledigt werden müssen verhandelt werden. Bspw. können einige zusätzliche Stunden zur Erledigung, eine Verschiebung der Deadline, oder eine Aufstockung der Ressourcen ausgehandelt werden.

8. Aufgaben delegieren

Der Career Advancement Blog  rät dazu überschüssige Arbeit an seine Kollegen weiter zu delegierien und sich so Freiraum zu verschaffen für die relevanten Aufgaben. Aufgaben abzugeben, deren Erledigung nicht direkt von einem verlangt wird, kann das Arbeitspensum drastisch verringern.

9. Brainstorming mit Kollegen

Neben Delegation und Verhandlung, sollte man sich auch Zeit nehmen für den kreativen Prozess und das am besten gemeinsam mit seinen Projektkollegen. Zwei Köpfe sind immer besser als ein Kopf, wenn es um das Lösen komplexer Fragestellungen geht. Eine schlaue Idee kann die Zeit die zur Lösung einer Aufgabe notwendig ist schlagartig reduzieren.

10.  Technologie für sich nutzbar machen

Man sollte Software und andere Werkzeuge nicht nur dazu nutzen seinen Arbeitsumfang zu verringern, sondern auch zu Organisierung des selben. Derzeit existieren zahlreiche Technologien die dazu helfen können den Arbeitsprozess und die Kommunikation mit Kollegen zu visualisieren und so zu höherer Effizienz beitragen.

Dieser Text ist im englischen Original von Olivia McCall.