Der virtuelle Datenraum – Jeder Unternehmer weiß, wie schwierig das Überleben in der Geschäftswelt sein kann. Die Wettbewerber versuchen immer, sich gegenseitig zu übertreffen, und sie wenden verschiedene Taktiken an, um dies zu erreichen. Meistens suchen Geschäftsinhaber nach den Erfolgsgeheimnissen ihrer starken Konkurrenten, um sie zu ihrem Vorteil zu nutzen. Sensible Informationen über das Geschäft eines Mitbewerbers zu erhalten, kann ein sehr gefährliches Werkzeug in den Händen eines anderen Mitbewerbers sein. Daher ist jeder Geschäftsinhaber verpflichtet, bestimmte Informationen über sein Unternehmen so eifersüchtig wie möglich zu schützen. Dies könnte die Lebensader des Unternehmens sein.
Wir haben Hilferufe von Start-ups vernommen, die Hoffnungen hatten, Investoren für ihr Geschäftsmodell zu gewinnen. Um potenzielle Investoren anzuziehen, haben sie möglicherweise wichtige Informationen über ihre innovativen Produkte oder Geschäftsideen ausgetauscht. Irgendwo auf der Strecke werden diese Informationen an Unbefugte weitergegeben, entweder durch Nachlässigkeit bei der Erstellung von Papierversionen des Vorschlags oder auf andere Weise. Sie wissen, wie solche Geschichten enden.
Das innovative Produkt oder die neuartige Geschäftsidee, die neue Investoren gewinnen soll, wird als eine Nachahmungsversion verbannt. Warum? Ein Datendieb hat die Informationen gestohlen, die er nutzen oder an andere Unternehmen verkaufen kann, die die innovative Idee oder das innovative Produkt schnell nachahmen und auf den Markt bringen können. Stellen Sie sich den enormen Herzschmerz vor, der entsteht, wenn Sie wissen, dass Ihre Nachlässigkeit gegenüber Ihren Geschäftsinformationen zum Absturz dessen geführt hat, was ein „Hit“ hätte werden können.
Physikalischer Datenraum
Der physische Datenraum war bis vor kurzem der einzige Ort, an dem wichtige Geschäftsinformationen aufbewahrt und ausgetauscht wurden. In der Regel werden dort Papierdokumente, die für die Sorgfaltspflicht erforderlich sind, gespeichert und mit besonderen Einschränkungen hinsichtlich des Zugangs zum Datenraum weitergegeben. Diese Praxis ist heute altmodisch, da Datendiebe heute verschiedene Möglichkeiten entwickelt haben, physische Daten wegzukarren, ohne entdeckt zu werden. Sicherheitsfragen rund um die Nutzung des physischen Datenraums führten zur Einführung des virtuellen Datenraums.
Ein virtueller Datenraum ist eine Online-Plattform oder ein Informationsspeicher, der zum Speichern und Teilen von Dokumenten dient. Diese Dokumente können innerhalb der Plattform nach Ermessen und Kontrolle des Datenraumadministrators bearbeitet, organisiert, verfolgt und freigegeben werden. Ein Beispiel für einen virtuellen Datenraum ist die Due Diligence Software.
Welche Vorteile hat die Nutzung eines virtuellen Datenraums?
Einfacher Zugang
Egal, ob Sie sich in Ihrem Büro oder außerhalb des Büros befinden, Sie können problemlos auf den Datenraum zugreifen. Die meisten VDR-Unternehmen haben mobiltaugliche VDR-Anwendungen entwickelt. Sie und Ihre Kunden können sich überall und jederzeit einloggen, solange Sie über einen Internetzugang verfügen.
Einfache Navigation
Virtuelle Datenräume sind sehr einfach zu bedienen. Es werden Dateiordner erstellt und Dateien übersichtlich und strukturiert abgelegt. Dank der integrierten erweiterten Such- und Filteroptionen können Sie bestimmte Dateien, die Sie interessieren, in Echtzeit finden.
Flexibilität und Kontrolle
Als Datenraumadministrator sind Sie mit einer Reihe von Möglichkeiten zur Sicherung Ihrer Daten ausgestattet. Mit der Due Diligence Software können Sie wählen, in welcher Reihenfolge Ihre Kunden auf die Daten zugreifen sollen. Sie können auch Einschränkungen für bestimmte Dateien vornehmen und diese nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung stellen. Es gibt auch eine Option, die es Ihren Kunden erlaubt oder einschränkt, Ihre Dateien zu bearbeiten. Daher können Sie bei Gruppenprojekten durch Aktivieren der Benutzerbearbeitungsfunktion Änderungen überwachen, die von wem und wann die Änderung vorgenommen wurde.
Unbegrenzter Datenspeicher
Sie können so viele Dateien sicher speichern, wie Sie benötigen. Bei der Verwendung von VDR-Anbietern können Sie den Datenraum gegen Aufpreis erhöhen. Sie müssen sich keine Sorgen um große Dateien machen. Die meisten virtuellen Datenräume verfügen über die passenden Speicherpläne, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Einfache und schnelle Duplizierung von Dateien
Das Duplizieren von Dateien ist so einfach wie das Drücken einer Befehlsschaltfläche auf Ihrem Computer. VRDs verfügen über diese Funktion, so dass Sie in kürzester Zeit Daten schnell austauschen und Feedback erhalten können. Dies hilft, den Entscheidungsprozess zu beschleunigen.
Gegenseitiges Vertrauen von Administratoren und Kunden
Die Verwendung eines VDR sichert Ihren Kunden die Priorität, die Sie ihrer Sicherheit beimessen. Es gibt Ihrem Unternehmen ein gutes Image, besonders wenn es darum geht, Investoren zu gewinnen, die sich in Ihr Unternehmen einkaufen, oder wenn Sie hochsensible Geschäfte abschließen.
Geschäftsaspekte, bei denen Sie VDR nutzen können
Im Allgemeinen sollten Sie VDRs wie z.B. Sorgfaltspflichtsoftware für alle Aktivitäten verwenden, bei denen Sie wichtige Informationen über Ihr Unternehmen austauschen müssen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wann Sie VDR verwenden sollten.
Bei der Weitergabe von Geschäftsanträgen oder geistigem Eigentum
Ihre innovative Geschäftsidee und Ihr geistiges Eigentum sind einige der wichtigsten Faktoren für Ihren Geschäftserfolg. Ein VDR beschränkt den Zugriff auf sensible Informationen über Ihr Unternehmen auf wenige Personen oder Parteien, mit denen Sie diese Informationen teilen wollen. Dies hilft, die kritischen Informationen Ihres Unternehmens zu schützen. Es ist eine Tatsache, dass pharmazeutische und biotechnologische Unternehmen, bei der Weitergabe streng vertraulicher Formeln und klinischer Testberichte, um nur einige zu nennen, stark auf die VDR angewiesen sind.
Für Gerichtsverfahren
Ein Datenraum stellt sicher, dass nur Sie, Ihr Anwalt und jede andere autorisierte Partei Zugriff auf sensible Dokumente haben, die zwischen Ihnen und Ihrem Prozessteam ausgetauscht werden. Mit VDR brauchen Sie sich weniger Sorgen um eine Verletzung der Vertraulichkeit machen.
Bei der Weitergabe von Geschäftsberichten an Investoren
Mit VDR können Sie Informationen über Portfolio, Steuern usw. offen und transparent austauschen. Diese Informationen sind im Datenraum so organisiert, dass ihre Genauigkeit und Legitimität für Ihr Publikum akzeptabel ist.
Die Zukunft des virtuellen Datenraums im Unternehmen
Seit seiner plötzlichen Popularität im Jahr 2017 hat die VDR die Art und Weise, wie Daten ausgetauscht werden, revolutioniert. Durch den geringeren Verwaltungsaufwand und den Echtzeit-Zugriff auf Informationen werden Geschäftsentscheidungen schneller und in einer sichereren Umgebung getroffen.
Laut Conatus News wurden die Marktumsätze der VDR-Unternehmen im April 2016 auf rund 1 Milliarde US-Dollar geschätzt. IT-Unternehmen entwickeln weiterhin fortschrittliche Funktionen, um VDR-Dokumente so rechtsverbindlich wie ihr Papieräquivalent zu machen. Analysten haben auch die Rolle der VDR bei der Verkürzung der Zeit für den Ausschreibungsprozess um bis zu dreißig Tage im Vergleich zu physischen Datenräumen betont.
Haben Sie schon einmal einen VDR-Dienst genutzt? Sind Sie daran interessiert zu erfahren, welcher VDR-Plan für Ihre Branche geeignet ist? Hinterlassen Sie Ihre Kommentare unten, und wir sind sicher, dass wir Ihnen weiterhelfen können.
Cover Bild: Photo by JESHOOTS.com from Pexels
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AUSSCHLUSS: Dieser Artikel drückt meine eigenen Ideen und Meinungen aus. Alle Informationen, die ich weitergegeben habe, stammen aus Quellen, die ich für zuverlässig und genau halte. Ich habe keine finanzielle Entschädigung für das Schreiben dieses Beitrags erhalten, noch besitze ich Aktien von einem Unternehmen, das ich erwähnt habe. Ich ermutige jeden Leser, zuerst seine eigene sorgfältige Recherche durchzuführen, bevor er Anlageentscheidungen trifft.
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